Mejlmall
Svara på reklamation: mall
En reklamation kräver både empati och tydlighet om vad som gäller. Den här mallen bekräftar ärendet, beskriver hur ni hanterar det och vad kunden kan förvänta sig härnäst.
- GDPR-säker
- Lagring i Sverige
- Tränar inte AI på din data
Mall att kopiera
Mejlmall
Ämne
Din reklamation av [produkt/ärende], vi tar hand om det
Hej [namn], Tack för din reklamation gällande [produkt eller tjänst]. Jag har registrerat ärendet med nummer [ärendenr] och vi tittar på det nu. Så här går vi vidare: [t.ex. vi granskar produkten / begär kompletterande bilder / skickar en ersättning]. Du kan förvänta dig besked från oss senast [datum]. Skulle du ha kvitto, ordernummer eller bilder som kan hjälpa oss går det bra att svara på det här mejlet med dem. Hör av dig om du undrar något under tiden. Vänliga hälsningar, [Ditt namn]
Slipp skriva om varje gång
Låt Svara skriva mejl som det här åt dig, i din egen ton, direkt i Gmail och Outlook. Du läser igenom och skickar.
När du använder mallen
- En kund reklamerar en vara eller tjänst och du behöver bekräfta mottagandet.
- Du vill sätta en tydlig tidsram för handläggningen.
- Ärendet behöver kompletteras med kvitto, bilder eller ordernummer.
Tips för att anpassa mejlet
- Ge ärendet ett referensnummer direkt. Det gör uppföljningen enklare för er båda.
- Var tydlig med tidsramen även om svaret blir ”vi återkommer inom X dagar”.
- Håll tonen saklig och neutral; reklamationer kan bli juridiska, så undvik att lova mer än reglerna kräver.
- Hänvisa till köpvillkor eller konsumentköplagen om kunden frågar vad som gäller.
Vanliga frågor
- Vad är skillnaden mellan ett klagomål och en reklamation?
- Ett klagomål uttrycker missnöje, medan en reklamation är ett formellt krav på att ett fel ska åtgärdas. Reklamationer hanteras ofta enligt köplagen eller konsumentköplagen och bör dokumenteras tydligt.
- Hur länge har en kund på sig att reklamera?
- Enligt konsumentköplagen har en privatkund tre år på sig att reklamera ett ursprungligt fel. Mellan företag gäller vad ni avtalat, annars köplagens regler. Kontrollera alltid era egna villkor.
Fler mejlmallar
Låt Svara skriva mejlen åt dig
Svara sorterar inkorgen och skriver svarsutkast i din ton. Du läser igenom och skickar. Testa gratis i 7 dagar.