Mejlmall
Neka återbetalning artigt: mall
Att säga nej till en återbetalning är känsligt. Den här mallen förklarar grunden tydligt och vänligt, hänvisar till era villkor och erbjuder om möjligt ett alternativ så att kunden ändå känner sig sedd.
- GDPR-säker
- Lagring i Sverige
- Tränar inte AI på din data
Mall att kopiera
Mejlmall
Ämne
Angående din begäran om återbetalning
Hej [namn], Tack för att du hörde av dig, och jag förstår att du hoppades på en återbetalning här. Tyvärr kan vi inte återbetala i det här fallet, eftersom [tydlig och saklig grund, t.ex. ärendet ligger utanför ångerrätten / produkten är använd enligt våra villkor]. Du hittar villkoren här: [länk]. Det jag däremot kan erbjuda är [alternativ, t.ex. byte / rabatt / reparation]. Det känns som en rimlig väg framåt. Säg till om du vill att jag ordnar det. Vänliga hälsningar, [Ditt namn]
Slipp skriva om varje gång
Låt Svara skriva mejl som det här åt dig, i din egen ton, direkt i Gmail och Outlook. Du läser igenom och skickar.
När du använder mallen
- En kund begär pengarna tillbaka men ärendet faller utanför era villkor.
- Du vill säga nej utan att låta avvisande.
- Det finns ett alternativ du kan erbjuda istället för återbetalning.
Tips för att anpassa mejlet
- Förklara grunden konkret. Ett ”nej” utan motivering känns godtyckligt och triggar bråk.
- Hänvisa till villkor eller köpregler så att beslutet inte uppfattas som personligt.
- Erbjud ett alternativ när du kan; ett nej som följs av ett ja känns mer rättvist.
- Var extra noga med tonen. Det här är mejl som lätt hamnar i recensioner.
Vanliga frågor
- Måste jag erbjuda ett alternativ när jag nekar?
- Nej, men det är klokt. Ett byte, en rabatt eller en delreparation gör att kunden känner sig respekterad även när återbetalningen uteblir, och minskar risken för en negativ recension.
- Vad gäller kring ångerrätt och återbetalning?
- Vid distansköp har konsumenter normalt 14 dagars ångerrätt enligt distansavtalslagen, med vissa undantag. Kontrollera alltid hur era egna villkor och gällande lag ser ut innan du nekar.
Fler mejlmallar
Låt Svara skriva mejlen åt dig
Svara sorterar inkorgen och skriver svarsutkast i din ton. Du läser igenom och skickar. Testa gratis i 7 dagar.